Enkel mødeproces - både for mødeopretter og mødedeltager

FirstAgendas mødeværktøjer gør det let at håndtere de forskellige processer, som ligger før, under og efter et møde. De 4 mødeprodukter - Management, Prepare, Live og Publication - er hver især designet til at imødekomme behov for specifikke dele af mødet. Produkterne kan virke hver for sig og integrere til 3. parts løsninger, men samtidigt er de også bygget til at kunne arbejde sammen nemt og gnidningsfrit.

 

keyboard_arrow_down

FirstAgenda Management

 

Management er et veludstyret dagsordenmodul, hvor mødeopretteren via integration til et ESDH-system har sømløs dokumenthåndtering ved opbygningen af en dagsorden. På struktureret vis hjælper Management med, at sagerne kommer på den helt rigtige dagsorden eller bliver videreført til det enkelte møde. Ved referater sørger Management for, at mødematerialet sendes tilbage til ESDH-systemet på sikker vis.

Når dagsordenen er færdig, kan den mødeansvarlige vælge at publicere dagsordenen til Prepare eller danne en samlet PDF.

Med integration til Outlook vil mødedeltagerne kunne se mødet i deres kalendere.

Når mødet skydes i gang, vil du i FirstAgenda Management få et enkelt overblik over hele mødeprocessen, og de opgaver som afventer deltagernes input. Som mødeansvarlig vil du også kunne sætte rammerne for referatet på forhånd, så du hurtigere og mere effektivt kan tilpasse detaljerne efter mødet.

FirstAgenda Management har ligeledes en integration til FirstAgenda Live, så Management kan hente protokol/beslutninger derfra.

keyboard_arrow_down

FirstAgenda Prepare

 

FirstAgenda Prepare letter mødearbejdet både for den mødeansvarlige og mødedeltageren.

I administrationsdelen sikrer vi, at den mødeansvarlige har fuldt overblik og kan styre, hvem der har adgang til mødet, og hvilke brugere, der må se de fortrolige dokumenter. Hvad enten mødet er oprettet direkte i FirstAgenda Prepare eller overført fra et ESDH-system eller FirstAgenda Management - har den mødeansvarlige kontrol over frigivelsen af mødet.

Så snart mødet er frigivet og tilgængeligt i læsedelen, bliver der automatisk udsendt notifikationer, så mødedeltageren ved, at nu er det muligt at logge ind og forberede sig til det kommende møde. Prepare sikrer, at alle mødedeltager forbereder sig i nøjagtigt samme version af mødet. I løbet af forberedelsen kan mødedeltageren tage personlige noter, markere relevante steder i teksten og dele vigtige kommentarer med andre udvalgsmedlemmer.
Løsningen er cloud-baseret, så brugeren via login kan tilgå sine møder fra en hvilken som helst browser - bare der er internetadgang. Yderligere er løsningen tilgængelig via en iPad app, som giver mulighed for offline-adgang.

Under selve mødet har brugeren let ved at holde fokus i mødet. Notater og kommentarer er der styr på, idet de er fastholdt i dokumentet, frem for at ligge løsrevet fra konteksten.

keyboard_arrow_down

FirstAgenda Live

 

Allerede inden mødet kan mødedeltageren logge sig på FirstAgenda Live og melde fremmøde, stille forslag og eventuelt melde sig på talerlisten.

Når selve mødet går i gang, er der flere funktioner i Live, der straks bliver oplagt at tage i brug. Efterhånden som de forskellige sager bliver behandlet, har mødedeltageren mulighed for at stille og ændre forslag, afgive sin stemme og melde sig på talerlisten. Alt dette håndterer brugeren selv enten via FirstAgenda Lives web app eller Prepares iPad app. Samtidigt kan alle i mødesalen følge med i afstemningsresultater, talerliste og forslag på storskærmen.

Når en afstemning finder sted, vil Live automatisk optælle politikernes stemmer, hvilket eliminerer optællingsfejl. Ved mødets afslutning vil alt materiale såsom afstemninger, resultater og forslag blive overført automatisk til referatet.

FirstAgenda Publication

 

Mens FirstAgenda Prepare og Live er produkter der primært hjælper mødedeltagerne før og under mødet, så gør Publication det muligt for andre - uden for mødet - at følge med i de sager og beslutninger, der træffes på møderne. Via et eksternt API - fra f.eks. Prepare eller Management - sørger Publication for at mødets data blive præsenteret i et enkelt og overskueligt design. Naturligvis stylet med egne farver og logo.

Publication er oplagt at benytte på en kommunal hjemmeside, hvor borgerne har brug for at holde sig orienteret om lokalpolitiske tiltag. Her kan borgerne både abonnere på specifikke dagsordener og referater - samt hurtigt dele en relevant sag med en medborger. Yderligere kan Publication også bruges til at holde medarbejdere orienteret på et intranet.

Derudover kan alle sager printes som PDF, og borgerne kan søge i dagsordenerne og referater via en simpel søgefunktion.

Hvis I anvender Prepare sammen med Publication - skal I kun frigve mødet én gang for at gøre mødematerialet tilgængeligt i Prepare og på hjemmesiden.

Vil du vide mere?

Ring eller skriv til os...

 

Caspar Dommerby

Head of CS Danmark, Færøerne og Grønland

smartphone+45 31 14 69 61

mailcdo@firstagenda.com

Caspar Dommerby

Thea Boje Windfeldt

Head of CS Norway & Sweden

smartphone+45 51 23 03 26

mailtbw@firstagenda.com

Thea Boje Windfeldt

keyboard_arrow_up